- 打印的文檔沒(méi)有及時(shí)拿走，而造成泄密。
- 公司現(xiàn)在的復(fù)印機(jī)都是黑白的，要是有彩色的就好了。
- 網(wǎng)絡(luò)打印，任何一臺(tái)復(fù)印機(jī)都能打印，多方便。
- 打印機(jī)成本怎么這么高。
怎么辦？實(shí)際上當(dāng)前市場(chǎng)主流的數(shù)碼復(fù)合機(jī)，基本都內(nèi)置了用戶代碼管理功能，可以實(shí)現(xiàn)基 本的用戶權(quán)限（彩色/黑白復(fù)印等)、用量統(tǒng)計(jì)，滿足客戶一般的管理需求、解決您的問(wèn)題！下面就以RICOH用戶代碼為例，簡(jiǎn)單說(shuō)明用戶代碼的使用方法。
一、基本功能
1、對(duì)復(fù)印、打印、掃描、傳真等功能，包括黒白或者彩色，的使用權(quán)限予以靈活限制；
2、統(tǒng)計(jì)每個(gè)用戶代碼的使用數(shù)重。
二、實(shí)現(xiàn)方式
1、在RICOH復(fù)合機(jī)中開(kāi)啟相應(yīng)功能的【使用者代碼管理】；
2、在【通訊薄】中添加用戶，包括【使用者】、【使用者代碼】及可以使用的功能
3、在打印驅(qū)動(dòng)中嵌入對(duì)應(yīng)的【使用者代碼】，可以實(shí)現(xiàn)打印權(quán)限設(shè)置和打印用量統(tǒng)計(jì)。
4、通過(guò)復(fù)合機(jī)或者IE瀏覽器，查看每個(gè)【使用者代碼】的用量。
三、綜述
1、利用RICOH復(fù)合機(jī)自帶的【使用者代碼管理】功能，基本滿足打印/復(fù)印管制要求；
2、適合Windows工作組環(huán)境+獨(dú)立驅(qū)動(dòng)環(huán)境；
3、部分機(jī)型不能對(duì)使用者進(jìn)行額度管制，不能對(duì)打印輸出的文件進(jìn)行管控。
4、需要定期手工査看、清除【使用者代碼】計(jì)數(shù)器。
課題
客戶的問(wèn)題
往往辦公室多功能輸出設(shè)備的采購(gòu)成本只占文件輸出總體費(fèi)用的5%。而運(yùn)營(yíng)成本一直居高不，一般占到45%，其中比例最大的是如電力，空間，人力等隱性成本約占50%。所以急需要對(duì)文印成本及使用進(jìn)行控制與管理。
客戶的現(xiàn)狀
- 每月打印量統(tǒng)計(jì)困難，紙張浪費(fèi)情況嚴(yán)重。
- 無(wú)法進(jìn)行成本控制。
- 故障機(jī)閑置、利用率低，導(dǎo)致設(shè)備浪費(fèi)。
- 機(jī)器故障報(bào)修集中，延誤維修，增加工作量。
- 采購(gòu)紙張及消耗品無(wú)參考，預(yù)計(jì)采購(gòu)數(shù)量困難，導(dǎo)致缺少或余量過(guò)多。
- 無(wú)法提前預(yù)知紙張和墨粉使用情況，必須在操作機(jī)器時(shí)才能進(jìn)行補(bǔ)充，嚴(yán)重時(shí)會(huì)影響到員工正常的文印打印需要。
解決方案
刷卡認(rèn)證
- 通過(guò)刷卡輸出打印作業(yè)，可以有效地控制客戶文印系統(tǒng)的紙張輸出，增加安全性，減少浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)輸出成本的控制。
- 用戶不再需要使用身份密碼訪問(wèn)多功能設(shè)備或打印機(jī)。當(dāng)IC卡讀卡器掃描到停留在它正面的卡時(shí)，就能完成認(rèn)證。
- IC卡讀卡器支持經(jīng)常使用非接觸式卡，這種卡通常也可作為員工的身份證或出入證，如MIFARE和FeliCa卡。有了這種靈活性，用戶就不必?cái)y帶多張卡。使用一張卡便可以執(zhí)行認(rèn)證操作。
機(jī)密打印
- 可以設(shè)置限制，從而只有使用IC卡認(rèn)證的用戶才能夠使用該多功能設(shè)備。能夠防止信息泄露給那些未經(jīng)認(rèn)證的無(wú)IC卡用戶。
- 只有經(jīng)IC卡讀卡器認(rèn)證的IC卡用戶才能在多功能設(shè)備的操作面板上查看他們的文件，并釋放打印作業(yè)。然后他們可以當(dāng)場(chǎng)取走文件。打印機(jī)上將再也不會(huì)有無(wú)人照管的文件。
用戶權(quán)限控制
- 可以對(duì)單個(gè)功能進(jìn)行限制，例如復(fù)印、打印、傳真、掃描、彩色或黑白。
- 可以對(duì)每個(gè)用戶分配打印配額，做到每月的打印額度不超支，有效的控制打印成本。
結(jié)合域認(rèn)證
- 通過(guò)與域控制結(jié)合，用戶無(wú)需在設(shè)備中儲(chǔ)存用戶信息，直接可以刷卡打印，多功能機(jī)將用戶卡號(hào)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給客戶域控制器進(jìn)行驗(yàn)證，域控制器接收到驗(yàn)證請(qǐng)求后，根據(jù)卡號(hào)返回相應(yīng)的用戶信息。
- 用戶信息集中管理，無(wú)需額外增加用戶管理工數(shù)，有效的控制了人員管理成本。
完善的日志報(bào)表功能
- Equitrac記錄每一筆打印交易，內(nèi)置數(shù)十種不同用途的報(bào)表，使管理者可以方便的獲取需要的管理數(shù)據(jù)。
- 根據(jù)詳細(xì)全面的活動(dòng)報(bào)告，作出更合理的設(shè)備使用決策。
- 可輸出詳細(xì)的報(bào)表，包括用戶，部門，設(shè)備，打印文件名，大小，張數(shù)，費(fèi)用等等。
- 可按需定義不同日期，用戶/組，設(shè)備，輸出復(fù)印和打印的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
- 報(bào)表的列的名稱，表頭Logo等都可由客戶自定義內(nèi)容?？梢酝ㄟ^(guò)計(jì)劃功能定期自動(dòng)生成報(bào)表。
漫游打印
- 用戶可以到任意輸出設(shè)備輸出他們的打印作業(yè)。
- 可以在不同的打印服務(wù)器之間漫游作業(yè)，提高打印效率。
- 通過(guò)設(shè)備監(jiān)控模塊的主動(dòng)提醒，在設(shè)備脫機(jī)工作，卡紙，低碳粉，等情況下及時(shí)提醒，提高設(shè)備可用性。
- 用戶在打印工作到打印機(jī)之前，可以預(yù)覽他們的打印作業(yè)屬性，包括成本，頁(yè)數(shù)等。
效果
- 簡(jiǎn)易直接的解決方案
- 精確成本分配
- 增強(qiáng)的安全性
- 更有效率的工作環(huán)境
- 簡(jiǎn)化IT管理，高投資回報(bào)率
- 方便省力的控制及管理
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方案概要：
隨著移動(dòng)智能設(shè)備的快速普及，人們?cè)絹?lái)越希望文檔能通過(guò)自己的移動(dòng)終端直接與復(fù)合機(jī)連動(dòng)操作。理光 Mobile PrintScan 就提供了基于 iOS 和 Android 系統(tǒng)的移動(dòng)打印掃描技術(shù)。
該解決方案使用戶無(wú)需進(jìn)行繁瑣的程序設(shè)置或部署復(fù)雜的IT環(huán)境即可通過(guò)自己的個(gè)人移動(dòng)設(shè)備（如手機(jī)等）更加靈活高效地打印、掃描和管理文件。
Mobile PrintScan 作為理光復(fù)合機(jī)上的拓展功能，可適用于經(jīng)常出差、移動(dòng)辦公的用戶，亦可用于圖書(shū)館、酒店等場(chǎng)所，滿足用戶隨時(shí)隨地的文件打印掃描需求。內(nèi)部的審計(jì)及人事部門。
· 同時(shí)兼顧手機(jī)文檔打印和紙質(zhì)文檔掃描至手機(jī)
· 無(wú)需 PC，方便快捷
· 提供詳細(xì)的打印設(shè)置
· 打印鎖定出紙，防止被其他人拿走，確保文檔安全
· 支持 iOS / Android 系統(tǒng)
抄表易（Meter Accounting System,簡(jiǎn)稱"MAS")是一款打印機(jī)智能抄表軟件。健誠(chéng)辦公只需將抄表易簡(jiǎn)單安裝于客戶公司的電腦上，就可以自動(dòng)獲取客戶公司每臺(tái)打印機(jī)每月或指定時(shí)間段的打印用星及碳粉消耗狀況。我們無(wú)需親自去客戶公司抄表讀取數(shù)據(jù)，客戶亦不必浪費(fèi)時(shí)間為設(shè)備經(jīng)銷商報(bào)數(shù)，大幅節(jié)省了時(shí)間和人力成本。
遠(yuǎn)程智能化
健誠(chéng)辦公可以根據(jù)不同用戶抄表結(jié)算時(shí)間（例如每個(gè)月的第一或最后一天）設(shè)置讀取打印機(jī)上最新的紙張用量和碳粉消耗狀態(tài)，在打印機(jī)開(kāi)機(jī)和網(wǎng)絡(luò)正常狀態(tài)下，抄表易將會(huì)按照預(yù)設(shè)的時(shí)間、自動(dòng)地產(chǎn)生報(bào)表并以郵件形式發(fā)送至指定的郵箱，整個(gè)過(guò)程無(wú) 需任何人工參與。
www.guomin-sh.com 400-0769-060
報(bào)告精準(zhǔn)可靠
抄表易的數(shù)據(jù)與打印機(jī)上的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)同步，所以抄表易生成的報(bào)告信息精準(zhǔn)可靠。同時(shí),抄表易杜絕了人工抄表帶來(lái)的弊端,例如錯(cuò)抄、漏抄或估抄等現(xiàn)象,為我們減少了不必要的經(jīng)濟(jì)損失。
安全易安裝
抄表易使用SSL(HTTPS)加密協(xié)議來(lái)進(jìn)行通訊，否則，抄表易將不能正常工作。且抄表易不會(huì)收集、査看或保存用戶任何敏感信息，僅發(fā)送打印機(jī)的抄表信息到設(shè)備經(jīng)銷 商，故用戶可以安心使用。
抄表易可以單獨(dú)使用，也可以與MFD Resources Manager (MRM)整合使用。目前，抄表易支持多種主流打印機(jī)品牌，如理光，富士施樂(lè)，柯尼卡美能達(dá)，佳能等。另外, 抄表易還支持簡(jiǎn)體中文，繁體中文,英文三種語(yǔ)言版本，安裝簡(jiǎn)單.無(wú)需維護(hù)。
成本最小化
傳統(tǒng)的人工抄表方式需要設(shè)備經(jīng)銷商派員工到客戶公司讀取最新用星及碳粉消耗狀態(tài),一方面增加了因出只需坐在電腦面前收取郵件即可。抄表易減少了投入成本，亦 提高了員工抄表效率。
目前，抄表易是健誠(chéng)辦公率先引進(jìn)的創(chuàng)新智能抄表方案。健誠(chéng)辦公擁有10多年的打印機(jī)設(shè)備解決方案經(jīng)驗(yàn),致力以魯專業(yè)的知識(shí)和技術(shù)為客戶服務(wù)，提高競(jìng)爭(zhēng)力。
某單位復(fù)印、打印現(xiàn)狀
- 復(fù)印機(jī)、打印機(jī)無(wú)權(quán)限控制，任何人都可以隨意復(fù)印、打印。
- 打印行為無(wú)人審批，或者人工審批，審批過(guò)程不能看到打印過(guò)程。
- 復(fù)印、打印行為自愿進(jìn)行人工登記。
- 打印后忘記及時(shí)取回已打印輸出的文檔，可能致使信息泄露。
- 文檔使用后，無(wú)有效的文檔銷毀機(jī)制。
- 一旦發(fā)生泄密，無(wú)法追蹤其來(lái)源。
用戶打印需求分析
普通用戶
- 無(wú)需手工登記打印行為
- 本人在場(chǎng)，才能輸出紙張。
- 輸出作業(yè)時(shí)，無(wú)需排隊(duì)等待。
- 改變?cè)写蛴×?xí)慣
信息維護(hù)
- 能使用現(xiàn)有打印機(jī)
- 可實(shí)現(xiàn)對(duì)打印資源的集中掌控
- 減少打印初級(jí)維護(hù)工作量
- 管理可精細(xì)化到人
經(jīng)營(yíng)策略
- 有效防止打印泄露
- 涉密打印需審批
- 強(qiáng)化打印管理
- 節(jié)約打印成本
需求分析
- 應(yīng)能有效識(shí)別用戶身份并控制打印權(quán)限，實(shí)現(xiàn)授權(quán)打印。
- 應(yīng)具備打印審批功能，審批過(guò)程能查看打印內(nèi)容
- 應(yīng)具備有效的輸出校檢機(jī)制，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)審核再輸出到打印作業(yè)。
- 應(yīng)能準(zhǔn)確的打印作業(yè)的信息，生成各類管理日志。
- 應(yīng)能兼容客戶既有的打印資源。
- 應(yīng)能提升打印效率，優(yōu)化打印管理。